Regulamin Usług

Pełna treść Ogólnych Warunków Świadczenia Usług CXLABS

§ 1. Definicje

Wyrażenia pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

1. OWU albo Ogólne Warunki - niniejsze Ogólne Warunki Świadczenia Usług CXLABS.
2. CXLABS - CXLABS Sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, opisana w nagłówku OWU.
3. Klient - przedsiębiorca (osoba prawna, jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), na rzecz którego CXLABS świadczy Usługi. OWU nie są kierowane do konsumentów.
4. Strony - CXLABS i Klient łącznie.
5. Cennik - aktualny dokument CXLABS "Wycena usług. Wdrożenie, wsparcie i opieka monday.com" albo inny dokument CXLABS określający Pakiety, stawki i warunki płatności, doręczony Klientowi lub udostępniony pod adresem wskazanym przez CXLABS.
6. Oferta - propozycja zawarcia umowy złożona Klientowi przez CXLABS w formie dokumentowej (e-mail, dokument PDF, strona zakupu online), wskazująca Usługi, ich cenę i odesłanie do OWU.
7. Zamówienie - umowa o świadczenie Usług zawarta między Stronami zgodnie z § 3, obejmująca wybrany Pakiet albo Rozliczenie Godzinowe, na warunkach określonych w Ofercie i OWU.
8. Usługi - usługi konfiguracji Środowiska Klienta świadczone przez CXLABS w ramach Zamówienia, opisane w § 2.
9. Środowisko Klienta - konto (instancja) monday.com, którego Klient jest właścicielem lub administratorem na podstawie umowy z monday.com Ltd. lub jej dystrybutorem, wraz z podłączonymi do niego narzędziami osób trzecich.
10. Pakiet - określona w Cenniku liczba Godzin do wykorzystania w Okresie Pakietu, opłacona z góry. Pakietami są w szczególności: Pakiet wdrożeniowy z onboardingiem (80 Godzin), Pakiet wsparcia 40 Godzin i Pakiet wsparcia 20 Godzin.
11. Okres Pakietu - jeden miesiąc kalendarzowy liczony od Dnia Startu Pakietu, w którym Klient może wykorzystać Godziny objęte Pakietem.
12. Dzień Startu Pakietu - dzień rozpoczęcia świadczenia Usług w ramach Pakietu, ustalony zgodnie z § 5 ust. 3.
13. Rozliczenie Godzinowe - model, w którym Klient płaci za faktycznie przepracowany czas Personelu według Stawki Godzinowej, po zakończeniu miesiąca.
14. Stawka Godzinowa - stawka za jedną Godzinę pracy Personelu w Rozliczeniu Godzinowym, określona w Cenniku lub Ofercie.
15. Godzina - 60 minut czasu pracy Personelu na rzecz Klienta, zaewidencjonowanego w Ewidencji Czasu.
16. Ewidencja Czasu - prowadzony przez CXLABS rejestr czasu pracy Personelu na rzecz Klienta, udostępniany Klientowi na bieżąco w sposób opisany w § 6.
17. Pakiet Serwisowy - miesięczna subskrypcja opieki nad Środowiskiem Klienta opisana w Cenniku i § 8.
18. Personel - osoby, którymi CXLABS posługuje się przy świadczeniu Usług, niezależnie od podstawy prawnej współpracy z CXLABS.
19. Koordynator - osoba wskazana przez Klienta, upoważniona do podejmowania w jego imieniu decyzji dotyczących realizacji Zamówienia.
20. Dni Robocze - dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.
21. Rezultaty Prac - wszystko, co CXLABS wytworzy dla Klienta w ramach Usług: konfiguracja Środowiska Klienta (obszary robocze, tablice, kolumny, widoki, uprawnienia, automatyzacje, dashboardy, formularze, konfiguracje funkcji AI), kod integracji i skrypty, dokumentacja, materiały szkoleniowe.
22. Materiały CXLABS - materiały istniejące przed Zamówieniem lub opracowane przez CXLABS niezależnie od niego, w szczególności: szablony obszarów roboczych i tablic, receptury automatyzacji i workflow, układy dashboardów, biblioteki promptów i konfiguracje agentów AI, wzorce integracji, metodyki, szablony dokumentacji, know-how oraz komponenty o zastosowaniu ogólnym.
23. Forma dokumentowa - forma, o której mowa w art. 77² Kodeksu cywilnego, w szczególności wiadomość e-mail wysłana z adresu wskazanego przez Stronę lub wiadomość we wspólnym kanale komunikacji uzgodnionym przez Strony (np. Slack, tablica w monday.com, system zgłoszeń CXLABS).

‍
§ 2. Czym są Usługi i czym nie są

‍
1. Przedmiot Usług. CXLABS konfiguruje Środowisko Klienta w oparciu o procesy i potrzeby Klienta. Prace mogą obejmować w szczególności: architekturę obszarów roboczych, tablic i uprawnień; automatyzacje i integracje z narzędziami używanymi przez Klienta; dashboardy i raportowanie; konfigurację funkcji AI dostępnych w monday.com (w tym AI Blocks, agentów i przepływów AI); szablony i standaryzację pracy; szkolenia i onboarding zespołu Klienta; doradztwo w zakresie wykorzystania platformy; prace optymalizacyjne i serwisowe w istniejącej konfiguracji.
‍
2. Zobowiązanie starannego działania. Usługi są zobowiązaniem do wykonywania prac z należytą starannością wymaganą od profesjonalnego partnera wdrożeniowego monday.com, w wymiarze czasu określonym Zamówieniem. Nie są zobowiązaniem do osiągnięcia oznaczonego rezultatu, ukończenia projektu ani dostarczenia określonej funkcjonalności w ramach określonej liczby Godzin, chyba że Strony wyraźnie uzgodnią inaczej w odrębnej umowie z wyceną odpowiadającą przyjętemu ryzyku. Opis zakresu prac, obszarów lub oczekiwanych efektów w Ofercie, Cenniku lub korespondencji służy zaplanowaniu pracy i nie zmienia charakteru zobowiązania.
‍
3. Efekt Pakietu wdrożeniowego. Efektem Pakietu wdrożeniowego jest gotowy do pracy szkielet Środowiska Klienta, stanowiący podstawę do dalszego rozwoju, a nie kompletny, zamknięty system. Zakres tego, co powstanie w ramach 80 Godzin, zależy od złożoności procesów Klienta, jakości dostarczonych materiałów i tempa decyzji po stronie Klienta.
‍
4. monday.com jest platformą osoby trzeciej. CXLABS jest partnerem wdrożeniowym monday.com, a nie producentem ani dostawcą tej platformy. Klient korzysta z monday.com na podstawie własnej umowy licencyjnej z jej dostawcą, na warunkach tego dostawcy. CXLABS nie odpowiada za działanie, dostępność, zmiany funkcji, limity, ceny ani politykę licencyjną monday.com i narzędzi osób trzecich podłączonych do Środowiska Klienta. Jeżeli dostawca platformy zmieni lub wycofa funkcję, na której opiera się konfiguracja, dostosowanie konfiguracji jest nową pracą rozliczaną zgodnie z OWU.
‍
5. Czego Usługi nie obejmują. O ile Zamówienie nie stanowi inaczej, Usługi nie obejmują: sprzedaży ani rozliczania licencji monday.com i narzędzi osób trzecich; tworzenia oprogramowania poza Środowiskiem Klienta innego niż skrypty i integracje niezbędne do konfiguracji; migracji danych ponad zakres uzgodniony w Zamówieniu; utrzymania i monitoringu Środowiska Klienta po zakończeniu Zamówienia (to przedmiot Pakietu Serwisowego); oddelegowania Personelu do pracy pod kierownictwem Klienta.
‍
6. Licencje. Jeżeli CXLABS pośredniczy w zakupie licencji monday.com lub narzędzi osób trzecich, warunki tego zakupu określa odrębna Oferta. Koszt licencji nigdy nie jest wliczony w cenę Pakietu ani w Stawkę Godzinową.

‍
§ 3. Jak dochodzi do zawarcia Zamówienia

‍
1. Doręczenie OWU. CXLABS udostępnia OWU przed zawarciem Zamówienia: w Ofercie, w Cenniku, na stronie zakupu online lub przesyłając je Klientowi w formie dokumentowej. Odesłanie do adresu https://www.cxlabs.digital/pl/regulamin-uslug, pod którym OWU są dostępne do odczytu i zapisania, jest wystarczające.
‍
2. Zawarcie Zamówienia. Zamówienie zostaje zawarte z chwilą, gdy nastąpi pierwsze z poniższych zdarzeń:
  a. Klient zaakceptuje Ofertę w formie dokumentowej (w tym cyfrowo, na platformie wskazanej w Ofercie);
  b. Klient dokona zakupu Pakietu lub Pakietu Serwisowego przez stronę zakupu online CXLABS;
  c. Klient zleci CXLABS prace w formie dokumentowej, a CXLABS potwierdzi przyjęcie zlecenia lub rozpocznie jego wykonywanie.
‍
3. Akceptacja OWU. Zawarcie Zamówienia oznacza akceptację OWU w wersji obowiązującej w dniu zawarcia Zamówienia.
‍
4. Odmowa. CXLABS może odmówić przyjęcia zlecenia, wskazując przyczynę, w szczególności gdy nie dysponuje wolnymi zasobami w oczekiwanym terminie, gdy zlecenie wykracza poza kompetencje CXLABS albo gdy Klient zalega z płatnościami.
‍
5. Osoby uprawnione. Zamówienia w imieniu Klienta mogą składać osoby uprawnione do jego reprezentacji oraz osoby, które Klient wskazał CXLABS jako upoważnione, w tym Koordynator. CXLABS może przyjąć, że osoba korzystająca ze służbowego adresu e-mail Klienta i występująca w jego imieniu jest do tego upoważniona, chyba że Klient poinformował CXLABS inaczej.
‍
6. Brak zobowiązania do dalszych zamówień. Żadna ze Stron nie jest zobowiązana do składania ani przyjmowania kolejnych Zamówień. Dostępność Personelu wynika wyłącznie z przyjętego Zamówienia, a nie z faktu wcześniejszej współpracy.
‍
7. Hierarchia dokumentów. W razie rozbieżności stosuje się w kolejności: (1) indywidualną umowę podpisaną przez Strony, jeżeli została zawarta; (2) Zamówienie i Ofertę; (3) OWU; (4) opisy zawarte w Cenniku. Podpisana umowa o zachowaniu poufności (NDA) ma pierwszeństwo przed § 12 OWU w zakresie, który reguluje.

‍
§ 4. Dwa modele współpracy

‍
1. Klient wybiera jeden z dwóch modeli dla każdego Zamówienia: Pakiet (§ 5) albo Rozliczenie Godzinowe (§ 6). Modele mogą być łączone w czasie, np. Pakiet wdrożeniowy, a po nim Rozliczenie Godzinowe.
‍
2. Różnice między modelami są następujące; w razie wątpliwości rozstrzyga treść § 5 i § 6.

Pakiet: kupujesz określoną liczbę Godzin do wykorzystania w Okresie Pakietu, po cenie Pakietu z Cennika (stawka efektywna niższa od Stawki Godzinowej), płatnej w 100% z góry przed Dniem Startu Pakietu. Dostępność zespołu jest zarezerwowana na wymiar Pakietu w Okresie Pakietu. Niewykorzystane Godziny wygasają z końcem Okresu Pakietu. Godziny ponad wymiar wykonujemy za zgodą Klienta, według Stawki Godzinowej, rozliczane na koniec miesiąca. Pakiet jest dla zespołów, które chcą przewidywalnego budżetu i zarezerwowanego zespołu.

Rozliczenie Godzinowe: płacisz za czas faktycznie przepracowany, bez limitu i bez minimum, według Stawki Godzinowej z Cennika, po zakończeniu miesiąca na podstawie Ewidencji Czasu. Dostępność zespołu ustalamy dla każdego zadania w miarę wolnych zasobów. Nie ma niewykorzystanych Godzin ani Godzin ponad wymiar, bo płatny jest tylko czas przepracowany. Ten model jest dla zespołów, które chcą zlecać prace w miarę potrzeb.

‍
§ 5. Pakiety

‍
1. Istota Pakietu. Kupując Pakiet, Klient nabywa prawo do wykorzystania określonej liczby Godzin pracy Personelu w Okresie Pakietu. W zamian za płatność z góry i wykorzystanie Godzin w jednym miesiącu CXLABS udziela ceny niższej od Stawki Godzinowej i rezerwuje dostępność Personelu w wymiarze Pakietu na Okres Pakietu. Rezerwacja oznacza, że w tym okresie CXLABS nie oferuje tych Godzin innym klientom.
‍
2. Płatność z góry. Cena Pakietu jest płatna w całości przed Dniem Startu Pakietu, na podstawie faktury VAT wystawionej po zawarciu Zamówienia, w terminie 7 dni od jej wystawienia. CXLABS nie rozpoczyna świadczenia Usług w ramach Pakietu przed otrzymaniem płatności, chyba że wyraźnie postanowi inaczej.
‍
3. Dzień Startu Pakietu. Strony uzgadniają Dzień Startu Pakietu w formie dokumentowej, uwzględniając zaksięgowanie płatności, dostępność Personelu i gotowość Klienta (dostępy, materiały, Koordynator). Jeżeli Strony nie uzgodnią Dnia Startu Pakietu w ciągu 30 dni od zaksięgowania płatności z przyczyn leżących po stronie Klienta, Okres Pakietu rozpoczyna się z upływem tego terminu.
‍
4. Okres Pakietu biegnie niezależnie od współdziałania Klienta. Okres Pakietu trwa jeden miesiąc od Dnia Startu Pakietu i nie ulega zawieszeniu ani przedłużeniu z powodu braku materiałów, decyzji, dostępów lub dostępności zespołu po stronie Klienta. Wynika to z rezerwacji dostępności Personelu, której CXLABS nie może odwołać w trakcie Okresu Pakietu. CXLABS będzie informować Klienta o zdarzeniach po jego stronie, które ograniczają wykorzystanie Godzin, i proponować sposób ich wykorzystania (np. dokumentację, szkolenia, prace optymalizacyjne).
‍
5. Godziny nie przechodzą na kolejne miesiące. Godziny niewykorzystane do końca Okresu Pakietu wygasają i nie podlegają zwrotowi, przeniesieniu ani zamianie na inne świadczenia. Klient ma na bieżąco wgląd w wykorzystanie Godzin w Ewidencji Czasu.
‍
6. Wyczerpanie Godzin przed końcem Okresu Pakietu. Gdy Godziny Pakietu zostaną wykorzystane, CXLABS informuje o tym Klienta i wstrzymuje dalsze prace. Klient może: (a) zlecić dalsze prace w Rozliczeniu Godzinowym według Stawki Godzinowej, rozliczane na koniec miesiąca; (b) kupić kolejny Pakiet; (c) zakończyć prace. Godziny ponad wymiar Pakietu CXLABS wykonuje wyłącznie za zgodą Klienta wyrażoną w formie dokumentowej, przy czym za zgodę uważa się także zlecenie konkretnego zadania po otrzymaniu informacji o wyczerpaniu Godzin.
‍
7. Co wchodzi w Godziny Pakietu. Do Godzin zalicza się cały czas pracy Personelu na rzecz Klienta: analizę i warsztaty, konfigurację, testy, spotkania statusowe i konsultacje, komunikację z Klientem, dokumentację i szkolenia, kontakt z dostawcą platformy w sprawie Klienta. Godziny są ewidencjonowane zgodnie z § 6 ust. 2 i 3.
‍
8. Zmiana zakresu w trakcie Pakietu. Klient może w trakcie Okresu Pakietu zmieniać priorytety i zakres prac w porozumieniu z CXLABS, w granicach wymiaru Pakietu i kompetencji CXLABS. Zmiana priorytetów nie wydłuża Okresu Pakietu.
‍
9. Zawieszenie Okresu Pakietu. Okres Pakietu może zostać zawieszony wyłącznie za zgodą CXLABS wyrażoną w formie dokumentowej, na warunkach w niej określonych, oraz w przypadku siły wyższej (§ 15 ust. 9). CXLABS może uzależnić zgodę od pokrycia kosztów utrzymania rezerwacji.
‍
10. Pakiet wdrożeniowy z onboardingiem. W ramach Pakietu wdrożeniowego CXLABS buduje bazową strukturę Środowiska Klienta w oparciu o istniejące procesy Klienta: architekturę obszarów roboczych, tablic i uprawnień, dashboardy, automatyzacje i integracje oraz onboarding zespołu. Przy zakupie online Klient otrzymuje dostęp do kursu monday.com dla zespołów bez dodatkowej opłaty, na warunkach kursu.
‍
11. Pakiety wsparcia 40 i 20 Godzin. Pakiety wsparcia są przeznaczone dla Klientów, którzy korzystają już z monday.com: rozbudowa tablic i workflow, szablony i standaryzacja, usprawnienia automatyzacji, integracji i rozwiązań AI, dostosowanie do dobrych praktyk platformy. Pakiet wsparcia może być kupowany na jeden miesiąc lub cyklicznie; każdy miesiąc jest odrębnym Okresem Pakietu z odrębnym wymiarem Godzin.
‍
12. Rezygnacja z Pakietu:
  a. Przed Dniem Startu Pakietu Klient może odstąpić od Zamówienia w formie dokumentowej; CXLABS zwraca wpłaconą cenę pomniejszoną o wartość prac przygotowawczych już wykonanych na zlecenie Klienta, wycenionych według Stawki Godzinowej.
  b. Po Dniu Startu Pakietu rezygnacja Klienta nie uprawnia do zwrotu ceny za niewykorzystane Godziny, ponieważ dostępność Personelu została zarezerwowana i nie może być odsprzedana. Wyjątkiem jest rezygnacja z powodu rażącego naruszenia OWU przez CXLABS, nieusuniętego w terminie 10 Dni Roboczych od wezwania w formie dokumentowej; w takim przypadku CXLABS zwraca cenę proporcjonalnie do niewykorzystanych Godzin.
  c. CXLABS może odstąpić od Zamówienia przed Dniem Startu Pakietu, zwracając Klientowi całość wpłaconej ceny, jeżeli nie jest w stanie zapewnić Personelu o wymaganych kompetencjach.

‍
§ 6. Rozliczenie Godzinowe

‍
1. Istota Rozliczenia Godzinowego. Klient zleca prace w miarę potrzeb i płaci za czas faktycznie przepracowany według Stawki Godzinowej. Nie ma minimalnej liczby Godzin, opłaty za gotowość ani zobowiązania do dalszych zleceń. CXLABS nie rezerwuje dostępności Personelu z wyprzedzeniem; termin realizacji każdego zadania Strony ustalają przy jego zleceniu, w zależności od wolnych zasobów.
‍
2. Ewidencja Czasu na bieżąco. CXLABS ewidencjonuje czas pracy Personelu na rzecz Klienta w Ewidencji Czasu, wpisując faktycznie przepracowany czas każdej czynności, z opisem czynności i osobą wykonującą. Klient otrzymuje dostęp do Ewidencji Czasu w trybie ciągłym (na bieżąco) w sposób wskazany przez CXLABS przy zawarciu Zamówienia i może w każdej chwili sprawdzić stan wykorzystania czasu.
‍
3. Co jest czasem pracy. Ewidencjonowany jest cały czas poświęcony sprawom Klienta: analiza i przygotowanie, konfiguracja i testy, spotkania i konsultacje (w tym spotkania zwołane przez Klienta), komunikacja mailowa i w komunikatorach, dokumentacja, diagnostyka zgłoszeń, kontakt z dostawcą platformy w sprawie Klienta. Czas ewidencjonuje się z dokładnością do faktycznie przepracowanego czasu, bez zaokrąglania do minimalnej jednostki.
‍
4. Zestawienie miesięczne i zastrzeżenia. W ciągu 5 Dni Roboczych po zakończeniu miesiąca CXLABS przesyła Klientowi zestawienie czasu za ten miesiąc, oparte na Ewidencji Czasu. Klient może zgłosić zastrzeżenia do konkretnych pozycji w formie dokumentowej w terminie 7 Dni Roboczych od przesłania zestawienia, wskazując pozycję i powód. Brak zastrzeżeń w tym terminie oznacza akceptację zestawienia. Pozycje zakwestionowane Strony wyjaśniają w ciągu 3 Dni Roboczych; pozycje niezakwestionowane są fakturowane bez oczekiwania na wyjaśnienie spornych.
‍
5. Faktura. Na podstawie zaakceptowanego zestawienia CXLABS wystawia fakturę VAT z terminem płatności 14 dni od jej wystawienia.
‍
6. Budżet Klienta. Klient może wskazać w formie dokumentowej miesięczny limit Godzin lub kwoty. CXLABS informuje Klienta o osiągnięciu 80% limitu i nie przekracza limitu bez zgody Klienta. Brak limitu oznacza, że CXLABS wykonuje zlecone zadania w wymiarze czasu, jakiego wymagają.
‍
7. Wycena zadań. Na prośbę Klienta CXLABS podaje przed rozpoczęciem zadania szacunek czasu. Szacunek jest informacją planistyczną, nie ceną ryczałtową. Jeżeli w trakcie prac CXLABS przewiduje przekroczenie szacunku o więcej niż 20%, informuje o tym Klienta i czeka na jego decyzję przed dalszą pracą.

‍
§ 7. Współpraca w trakcie realizacji

‍
1. Koordynator. Klient wskazuje Koordynatora uprawnionego do podejmowania decyzji dotyczących zakresu, priorytetów i akceptacji prac oraz zapewnia jego dostępność przez cały czas realizacji Zamówienia. Zmiana Koordynatora wymaga poinformowania CXLABS w formie dokumentowej.
‍
2. Obowiązki Klienta. Klient zobowiązuje się:
  a. najpóźniej w Dniu Startu Pakietu lub przy zleceniu pierwszego zadania udzielić CXLABS dostępu do Środowiska Klienta na poziomie uprawnień niezbędnym do wykonania prac (co do zasady administrator konta) oraz do podłączonych narzędzi, których dotyczy konfiguracja;
  b. zapewnić aktywne licencje monday.com i narzędzi osób trzecich w planie umożliwiającym wdrożenie uzgodnionych funkcji;
  c. dostarczyć opis procesów, dane i materiały niezbędne do prac w terminie 3 Dni Roboczych od prośby CXLABS albo w innym uzgodnionym terminie;
  d. podejmować decyzje i udzielać wyjaśnień w terminie 3 Dni Roboczych od przedstawienia sprawy przez CXLABS; jeżeli decyzja wymaga więcej czasu, poinformować CXLABS w tym terminie o planowanej dacie;
  e. uczestniczyć w spotkaniach statusowych w uzgodnionym rytmie (co do zasady raz w tygodniu);
  f. testować przekazywane elementy konfiguracji i zgłaszać uwagi na bieżąco;
  g. informować CXLABS o zmianach wprowadzanych przez zespół Klienta w obszarach Środowiska Klienta, nad którymi pracuje CXLABS.
‍
3. Skutki braku współdziałania. Jeżeli Klient nie wykonuje obowiązków z ust. 2, CXLABS nie odpowiada za wynikające z tego opóźnienia i ograniczenia w wykorzystaniu Godzin, a Okres Pakietu biegnie zgodnie z § 5 ust. 4. Przed powołaniem się na ten skutek CXLABS wskazuje Klientowi w formie dokumentowej brakujący element (dostęp, materiał, decyzję) i wyznacza termin nie krótszy niż 3 Dni Robocze na jego uzupełnienie; prośba o konkretny element z podaniem terminu jest takim wskazaniem.
‍
4. Sposób i miejsce pracy. Usługi są świadczone zdalnie, w Dni Robocze w godzinach 8:00-17:00, chyba że Strony uzgodnią inaczej. Praca stacjonarna u Klienta wymaga uzgodnienia w formie dokumentowej wraz z zasadami pokrycia kosztów podróży i zakwaterowania; bez takiego uzgodnienia Usługi są świadczone zdalnie.
‍
5. Personel. CXLABS dobiera i zmienia skład Personelu według własnej oceny, zapewniając kompetencje odpowiednie do zakresu prac; o zmianie osoby prowadzącej informuje Klienta. Zmiana nie wymaga zgody Klienta. CXLABS odpowiada za Personel jak za własne działania i zapewnia, że Personel jest związany obowiązkiem poufności nie węższym niż wynikający z § 12. Zawarcie Zamówienia nie oznacza oddelegowania Personelu do pracy pod kierownictwem Klienta.
‍
6. Praca w Środowisku Klienta. CXLABS pracuje na kontach i uprawnieniach udostępnionych przez Klienta, w Środowisku Klienta, które pozostaje pod kontrolą Klienta. Klient odpowiada za zarządzanie uprawnieniami, za kopie zapasowe danych w zakresie, w jakim platforma na to pozwala, oraz za zmiany wprowadzane w Środowisku Klienta przez osoby inne niż Personel. CXLABS może, po uzgodnieniu, budować konfigurację w środowisku testowym przed przeniesieniem do produkcyjnego; czas takiej pracy jest ewidencjonowany.
‍
7. Funkcje AI. Konfigurując funkcje AI w monday.com lub narzędziach osób trzecich, CXLABS odpowiada za poprawność konfiguracji według dokumentacji dostawcy i uzgodnień z Klientem. CXLABS nie odpowiada za treść wyników generowanych przez modele AI, za ich zgodność z oczekiwaniami Klienta w każdym przypadku użycia ani za decyzje podejmowane przez Klienta na ich podstawie. Klient decyduje, jakie dane udostępnia funkcjom AI, i odpowiada za zgodność tego z obowiązującymi go przepisami i umowami.
‍
8. Kanały komunikacji. Strony komunikują się przez e-mail oraz uzgodniony kanał roboczy (np. Slack, tablica w monday.com, system zgłoszeń CXLABS). Ustalenia dotyczące zakresu, priorytetów, terminów i akceptacji dokonane w tych kanałach są wiążące jako dokonane w formie dokumentowej. Oświadczenia o rezygnacji z Zamówienia i o rozwiązaniu współpracy Strony składają e-mailem na adresy wskazane przy zawarciu Zamówienia.

‍
§ 8. Pakiet Serwisowy

‍
1. Istota. Pakiet Serwisowy jest miesięczną subskrypcją stałej opieki nad Środowiskiem Klienta. Klient płaci za dostępność Personelu i gotowość do reakcji w uzgodnionym czasie, a nie za liczbę zgłoszeń ani za faktycznie przepracowany czas. Opłata nie zależy od tego, ile zgłoszeń Klient zarejestrował w danym miesiącu, i nie podlega zwrotowi ani obniżeniu, gdy zgłoszeń było mało lub nie było ich wcale.
‍
2. Zakres. W ramach Pakietu Serwisowego CXLABS: (a) prowadzi pierwszą linię wsparcia w języku polskim dla zespołu Klienta w sprawach bieżącej eksploatacji Środowiska Klienta; (b) udziela pierwszej merytorycznej odpowiedzi na zgłoszenie w czasie do 24 godzin zegarowych od zarejestrowania, z pominięciem sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce; (c) prowadzi zgłoszenie do rozwiązania albo do eskalacji do dostawcy platformy; (d) wnosi w imieniu Klienta zgłoszenia do monday.com, gdy rozwiązanie wymaga działania po stronie platformy, i prowadzi sprawę do uzyskania odpowiedzi; (e) informuje Klienta o przestojach, incydentach i aktualizacjach platformy mających wpływ na Środowisko Klienta; (f) koryguje ustawienia tablic, kolumn, grup, widoków i przepływów pracy, gdy konieczność korekty wynika z awarii platformy, błędu w istniejącej konfiguracji, aktualizacji monday.com lub wady działającego rozwiązania; (g) diagnozuje i w miarę możliwości naprawia błędy automatyzacji i integracji skonfigurowanych przez CXLABS, a dla skonfigurowanych przez Klienta lub osoby trzecie wykonuje wstępną diagnostykę; (h) dostosowuje konfigurację w zakresie niezbędnym do utrzymania jej sprawności po aktualizacjach platformy; (i) raz w miesiącu organizuje 30-minutowe spotkanie online z Koordynatorem: podsumowanie zgłoszeń, przegląd automatyzacji i integracji, ocena adekwatności planu licencyjnego, rekomendacje rozwoju.
‍
3. Czego Pakiet Serwisowy nie obejmuje. Pakiet Serwisowy nie jest usługą rozwoju, rozbudowy ani przebudowy Środowiska Klienta. Poza zakresem pozostają: budowa nowych tablic, workflow, automatyzacji, integracji, dashboardów i funkcji AI oraz optymalizacja i refaktoryzacja istniejących; przebudowa niezwiązana z awarią ani aktualizacją platformy; aplikacje i integracje osób trzecich, których CXLABS nie instalował ani nie konfigurował; dostosowania wynikające ze zmian procesów wewnętrznych Klienta; szkolenia, warsztaty i dokumentacja użytkowa; licencje monday.com i aplikacji osób trzecich. Rekomendacje przedstawione na spotkaniu miesięcznym nie wchodzą automatycznie w zakres Pakietu Serwisowego. Jeżeli zgłoszenie okaże się pracą spoza zakresu, CXLABS informuje o tym Klienta przed jej podjęciem i proponuje realizację w Rozliczeniu Godzinowym albo w Pakiecie wsparcia.
‍
4. Kanały i godziny obsługi. Zgłoszenia przyjmowane są wyłącznie przez formularz zgłoszeniowy udostępniony przez CXLABS (system monday.com Service) albo na adres help@cxlabs.digital. Każde zgłoszenie otrzymuje numer i historię; Klient otrzymuje powiadomienia o zmianach statusu na adres zgłaszającego oraz, w razie potrzeby, Koordynatora. Zgłoszenia może rejestrować każda osoba z adresu e-mail w domenie Klienta; decyzje wymagające autoryzacji, w tym akceptację prac spoza zakresu, podejmuje Koordynator. Obsługa odbywa się w Dni Robocze w godzinach 9:00-17:00. Zgłoszenie zarejestrowane poza tymi godzinami uważa się za zarejestrowane o 9:00 najbliższego Dnia Roboczego. Powiadomienia automatyczne o statusie platformy mogą być wysyłane o każdej porze na wskazany przez Klienta adres ogólny.
5. Czas reakcji i czas rozwiązania. Zobowiązanie CXLABS dotyczy czasu reakcji z ust. 2 lit. b. Czas rozwiązania zależy od złożoności sprawy, konieczności eskalacji do monday.com i współpracy Klienta i nie jest objęty zobowiązaniem terminowym. Czas reakcji nie obowiązuje dla zgłoszeń złożonych innym kanałem niż wskazany w ust. 4, zgłoszeń spoza zakresu Pakietu Serwisowego, zgłoszeń wymagających dostępu, którego Klient nie udzielił, oraz w czasie siły wyższej. Niedotrzymanie czasu reakcji Klient może zgłosić jako reklamację w formie dokumentowej w terminie 14 dni; CXLABS rozpatruje ją w 14 dni i w uzasadnionych przypadkach proponuje obniżenie opłaty za kolejny miesiąc proporcjonalnie do skali naruszenia.
‍
6. Konto serwisowe. Klient udziela CXLABS dostępu do Środowiska Klienta przez jedno dedykowane konto serwisowe przypisane do adresu help@cxlabs.digital z uprawnieniami administratora. CXLABS organizuje to konto tak, aby nie obciążało planu licencyjnego Klienta. Po zakończeniu Pakietu Serwisowego Klient wycofuje dostęp tego konta.
‍
7. Prace planowane poza godzinami obsługi. CXLABS może wykonywać planowane prace na automatyzacjach i integracjach poza godzinami obsługi, jeżeli praca w godzinach pracy Klienta mogłaby zakłócić jego działalność, informując Klienta z wyprzedzeniem w formie dokumentowej.
‍
8. Ewidencja czasu. CXLABS prowadzi wewnętrzną ewidencję czasu obsługi zgłoszeń dla kontroli jakości i adekwatności opłaty. Ewidencja ta nie jest udostępniana Klientowi, chyba że Strony postanowią inaczej w formie dokumentowej; opłata za Pakiet Serwisowy nie jest rozliczeniem czasu.
‍
9. Renegocjacja opłaty. Jeżeli przez dwa kolejne miesiące czas obsługi zgłoszeń wynikających z czynników po stronie Klienta (wzrost liczby użytkowników, zmiany procesów lub struktury, większa intensywność korzystania, inne okoliczności pod kontrolą Klienta) przekracza poziom założony dla opłaty o co najmniej 50% w skali miesiąca, CXLABS może zaproponować nową opłatę z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem w formie dokumentowej. Do obliczenia nie wlicza się czasu wynikającego z awarii, incydentów i aktualizacji platformy, siły wyższej ani innych zdarzeń poza kontrolą Klienta. Klient może przyjąć propozycję albo ją odrzucić; w razie odrzucenia każda ze Stron może zakończyć Pakiet Serwisowy z miesięcznym wypowiedzeniem na koniec miesiąca kalendarzowego. Warunki indywidualne (większy wolumen, rozszerzone godziny, dedykowany Personel, priorytety zgłoszeń z osobnymi czasami reakcji) Strony ustalają w Ofercie.
‍
10. Płatność i czas trwania. Pakiet Serwisowy jest płatny z góry za każdy miesiąc: domyślnie płatnością rekurencyjną kartą przez platformę zakupu online pierwszego dnia miesiąca, z fakturą wystawianą po pobraniu płatności, albo na podstawie faktury wystawianej pierwszego Dnia Roboczego miesiąca z terminem 7 dni. Usługa w danym miesiącu jest świadczona pod warunkiem zapłaty; przy nieudanej autoryzacji karty CXLABS informuje Klienta i proponuje inny tryb płatności albo zawiesza usługę do zapłaty. Pakiet Serwisowy trwa na czas nieokreślony, bez minimalnego okresu, i odnawia się co miesiąc. Każda ze Stron może zrezygnować w każdej chwili w formie dokumentowej ze skutkiem na koniec opłaconego miesiąca; opłata za bieżący miesiąc nie podlega zwrotowi, z wyjątkiem rozwiązania przez Klienta z przyczyn leżących po stronie CXLABS zgodnie z § 15 ust. 4, gdy CXLABS zwraca opłatę proporcjonalnie do dni pozostałych do końca miesiąca. Po zakończeniu CXLABS przekazuje Klientowi w ciągu 14 dni historię zgłoszeń i informacje niezbędne do dalszej eksploatacji Środowiska Klienta.
‍
11. Umowa serwisowa. Klient, który tego wymaga, może zawrzeć z CXLABS odrębną umowę serwisową o tej samej treści handlowej; wówczas jej postanowienia mają pierwszeństwo przed niniejszym paragrafem.

‍
§ 9. Przekazywanie Rezultatów Prac i poprawki

‍
1. Bieżące przekazywanie. Rezultaty Prac powstają bezpośrednio w Środowisku Klienta i są dostępne dla Klienta na bieżąco. Elementy powstające poza Środowiskiem Klienta (kod, dokumentacja, materiały szkoleniowe) CXLABS przekazuje w sposób uzgodniony z Klientem. W Pakietach i Rozliczeniu Godzinowym nie stosuje się formalnej procedury odbioru; przegląd prac odbywa się na spotkaniach statusowych i w kanale roboczym.
‍
2. Zgłaszanie uwag. Klient testuje przekazane elementy i zgłasza uwagi na bieżąco. Uwagi zgłoszone w trakcie Okresu Pakietu lub trwania zadania CXLABS uwzględnia w ramach Godzin Zamówienia, jako część normalnego procesu konfiguracji. Zmiana wcześniej uzgodnionego i wdrożonego rozwiązania na inne jest nową pracą.
‍
3. Błędy CXLABS. Jeżeli przekazany element konfiguracji nie działa zgodnie z uzgodnieniem z przyczyn leżących po stronie CXLABS (błąd konfiguracji, niezgodność z ustaleniem udokumentowanym w kanale roboczym), a Klient zgłosi to w formie dokumentowej w terminie 10 Dni Roboczych od przekazania tego elementu, CXLABS usuwa błąd bez naliczania Godzin, także po zakończeniu Okresu Pakietu.
‍
4. Wyłączenia. Ust. 3 nie obejmuje nieprawidłowości wynikających ze: zmian wprowadzonych w Środowisku Klienta przez osoby inne niż Personel; zmian funkcji, limitów lub interfejsów monday.com i narzędzi osób trzecich; błędnych, niekompletnych lub zmienionych danych i materiałów Klienta; braku lub zmiany licencji; działania funkcji AI; realizacji wyraźnego polecenia Klienta wbrew rekomendacji CXLABS. Usunięcie takich nieprawidłowości jest pracą rozliczaną zgodnie z OWU.
‍
5. Brak obowiązku aktualizacji. Po zakończeniu Zamówienia CXLABS nie jest zobowiązany do aktualizowania konfiguracji w związku ze zmianami platformy, procesów Klienta lub przepisów, chyba że Klient korzysta z Pakietu Serwisowego w zakresie tego pakietu albo zleci aktualizację jako nową pracę.
‍
6. Rękojmia. W zakresie, w jakim do Rezultatów Prac miałyby zastosowanie przepisy o rękojmi za wady, Strony wyłączają rękojmię na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego. Nie ogranicza to uprawnień Klienta z ust. 2 i 3 ani odpowiedzialności CXLABS na zasadach § 13.

‍
§ 10. Wynagrodzenie, faktury, płatności

‍
1. Ceny. Ceny Pakietów, Pakietu Serwisowego i Stawka Godzinowa wynikają z Cennika obowiązującego w dniu zawarcia Zamówienia albo z Oferty. Wszystkie kwoty są kwotami netto i zostaną powiększone o VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.
‍
2. Faktury elektroniczne. CXLABS wystawia faktury w formie elektronicznej i przesyła je na adres e-mail wskazany przez Klienta. Klient akceptuje ten sposób doręczania faktur.
‍
3. Terminy płatności. Pakiety: 100% z góry, 7 dni od wystawienia faktury, przed rozpoczęciem świadczenia. Pakiet Serwisowy: z góry za każdy miesiąc, zgodnie z § 8 ust. 10. Rozliczenie Godzinowe: 14 dni od wystawienia faktury po zakończeniu miesiąca. Licencje, jeżeli CXLABS je dostarcza: z góry, 7 dni od wystawienia faktury, przed aktywacją dostępu.
‍
4. Koszty dodatkowe. Klient pokrywa wyłącznie koszty uzgodnione z góry w formie dokumentowej (w szczególności koszty podróży i zakwaterowania przy pracy stacjonarnej, koszty licencji i narzędzi kupowanych na potrzeby Klienta). CXLABS nie ponosi kosztów w imieniu Klienta bez jego uprzedniej zgody.
‍
5. Kwestionowanie faktury. Klient może zakwestionować fakturę w dobrej wierze, w formie dokumentowej, przed upływem terminu płatności, wskazując kwestionowane pozycje i powody. Pozycje niezakwestionowane są płatne w terminie. Zakwestionowanie pozycji z zestawienia czasu po terminie z § 6 ust. 4 nie wstrzymuje płatności.
‍
6. Opóźnienie w płatności. Przy Pakietach i Pakiecie Serwisowym brak zapłaty oznacza, że CXLABS nie rozpoczyna świadczenia Usług (§ 5 ust. 2). W razie opóźnienia w zapłacie faktur za Rozliczenie Godzinowe i inne należności CXLABS nalicza odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Jeżeli opóźnienie przekracza 14 dni, CXLABS może po uprzednim przypomnieniu w formie dokumentowej zawiesić świadczenie Usług i dostęp do Rezultatów Prac przekazywanych poza Środowiskiem Klienta do czasu zapłaty, a także odmówić przyjmowania nowych zleceń. Okres Pakietu biegnie w czasie zawieszenia spowodowanego opóźnieniem Klienta.
‍
7. Potrącenia. Klient może potrącić z należności CXLABS wyłącznie kwoty bezsporne albo wynikające z prawomocnego orzeczenia sądu lub ugody Stron.
‍
8. Zmiana Cennika. CXLABS może zmieniać Cennik. Zmiana nie dotyczy Zamówień zawartych przed jej ogłoszeniem ani opłaconych Pakietów. Dla Rozliczenia Godzinowego i Pakietu Serwisowego trwających w chwili zmiany nowa stawka obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym CXLABS poinformował Klienta o zmianie, nie wcześniej niż po 30 dniach od poinformowania. Klient, który nie akceptuje zmiany, może zakończyć Rozliczenie Godzinowe lub Pakiet Serwisowy przed wejściem zmiany w życie.
‍
9. Waloryzacja. Niezależnie od ust. 8 CXLABS może raz w roku kalendarzowym zaktualizować Stawkę Godzinową i ceny Pakietów o roczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez GUS, informując Klienta z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem.

‍
§ 11. Prawa do Rezultatów Prac i Materiałów CXLABS

‍
1. Konfiguracja w Środowisku Klienta. Konfiguracja wykonana w Środowisku Klienta (struktury tablic, kolumny, widoki, uprawnienia, automatyzacje, dashboardy, formularze, ustawienia funkcji AI) pozostaje w Środowisku Klienta i Klient korzysta z niej bez ograniczeń ze strony CXLABS, w granicach warunków dostawcy platformy. Dane w Środowisku Klienta są i pozostają danymi Klienta.
‍
2. Licencja do Rezultatów Prac stanowiących utwory. Z chwilą zapłaty wynagrodzenia za Zamówienie, w ramach którego powstały, CXLABS udziela Klientowi do Rezultatów Prac stanowiących utwory w rozumieniu prawa autorskiego (w szczególności kodu integracji i skryptów, dokumentacji, materiałów szkoleniowych, konfiguracji agentów AI i promptów przygotowanych dla Klienta) licencji niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo, obejmującej korzystanie w ramach działalności Klienta i podmiotów z jego grupy kapitałowej na polach eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do pamięci komputera i sieci, modyfikowanie i tworzenie opracowań oraz korzystanie z opracowań, udostępnianie pracownikom, współpracownikom i wykonawcom Klienta w celu utrzymania i rozwoju Środowiska Klienta. Licencja obejmuje prawo do udzielania sublicencji w tym zakresie. Wynagrodzenie za licencję jest zawarte w cenie Zamówienia.
‍
3. Przeniesienie praw na żądanie. Na żądanie Klienta CXLABS przeniesie na niego autorskie prawa majątkowe do Rezultatów Prac, o których mowa w ust. 2, bez dodatkowego wynagrodzenia, na podstawie odrębnego dokumentu podpisanego przez Strony w formie pisemnej lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z wymogiem formy z art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przeniesienie nie obejmuje Materiałów CXLABS.
‍
4. Materiały CXLABS. Materiały CXLABS pozostają własnością CXLABS. W zakresie, w jakim Materiały CXLABS zostały włączone do Rezultatów Prac lub są niezbędne do korzystania z nich, Klient otrzymuje licencję niewyłączną, nieograniczoną czasowo i terytorialnie, do korzystania z nich jako części Rezultatów Prac i na potrzeby Środowiska Klienta, na polach eksploatacji z ust. 2. Klient nie jest uprawniony do wyodrębniania Materiałów CXLABS z Rezultatów Prac w celu ich odrębnego rozpowszechniania lub odsprzedaży.
‍
5. Wiedza i doświadczenie. Nic w OWU nie ogranicza CXLABS w korzystaniu z ogólnej wiedzy, umiejętności i doświadczenia Personelu ani w tworzeniu podobnych konfiguracji dla innych klientów, pod warunkiem nieujawniania Informacji Poufnych Klienta.
‍
6. Platforma i narzędzia osób trzecich. Prawa do monday.com, aplikacji z marketplace, konektorów, szablonów i innych komponentów udostępnianych przez ich dostawców przysługują tym dostawcom i podlegają ich warunkom. CXLABS nie udziela do nich żadnych praw. Jeżeli wykonanie prac wymaga narzędzia, za które Klient będzie ponosić opłatę lub które nakłada na Klienta obowiązki wykraczające poza warunki monday.com, CXLABS informuje o tym Klienta przed jego użyciem i używa tylko narzędzi zaakceptowanych przez Klienta.
‍
7. Open source. Jeżeli w kodzie integracji lub skryptach CXLABS wykorzysta komponenty na licencjach open source, wskazuje Klientowi te komponenty i ich licencje oraz dobiera je tak, aby nie nakładały na Klienta obowiązku ujawnienia własnego kodu ani opłat.
‍
8. Oświadczenie. CXLABS oświadcza, że Rezultaty Prac wytworzone przez Personel nie będą naruszać praw autorskich osób trzecich. W razie roszczenia osoby trzeciej z tego tytułu CXLABS, według swojego wyboru i na swój koszt, zapewni Klientowi prawo dalszego korzystania z zakwestionowanego elementu, zmodyfikuje go lub zastąpi elementem o równoważnej funkcji albo, gdy nie jest to możliwe, zwróci wynagrodzenie za ten element. Nie dotyczy to roszczeń wynikających z materiałów, danych lub poleceń Klienta, zmian wprowadzonych przez Klienta lub osoby trzecie oraz z komponentów dostawców, o których mowa w ust. 6.

‍
§ 12. Poufność, referencje i personel

‍
1. Informacje Poufne. Strony zachowują w poufności informacje nieupublicznione, uzyskane od drugiej Strony w związku z Zamówieniem, w szczególności dane o procesach, klientach, finansach, konfiguracji Środowiska Klienta oraz o Materiałach CXLABS, metodykach i warunkach handlowych CXLABS. Obowiązek trwa w czasie współpracy i przez 3 lata po zakończeniu ostatniego Zamówienia.
‍
2. Wyjątki. Obowiązek nie dotyczy informacji publicznie dostępnych, znanych Stronie przed ujawnieniem, uzyskanych niezależnie lub od osoby trzeciej nieobjętej poufnością, a także ujawnianych na żądanie uprawnionego organu w wymaganym zakresie, doradcom prawnym i finansowym Strony związanym tajemnicą zawodową oraz Personelowi i podwykonawcom w zakresie niezbędnym do wykonania Zamówienia, jeżeli są związani poufnością.
‍
3. Narzędzia. Korzystanie przy realizacji Zamówienia z narzędzi klasy biznesowej (poczta, komunikatory, chmura, monday.com, narzędzia do ewidencji czasu i zgłoszeń) nie stanowi naruszenia poufności.
‍
4. NDA. Jeżeli Strony zawarły umowę o zachowaniu poufności, jej postanowienia mają pierwszeństwo przed niniejszym paragrafem w zakresie, który reguluje, w tym w zakresie kar umownych i zakazu nawiązywania współpracy z personelem.
‍
5. Referencje. CXLABS może wskazywać Klienta jako swojego klienta oraz używać jego nazwy i logotypu w materiałach informujących o doświadczeniu CXLABS (strona internetowa, oferty, media społecznościowe), bez ujawniania Informacji Poufnych i w sposób nienaruszający dobrego imienia Klienta. Klient może w każdym czasie sprzeciwić się temu w formie dokumentowej; CXLABS zaprzestaje wówczas dalszego używania nazwy i logotypu w terminie 14 dni. Opublikowanie opisu wdrożenia (case study) wymaga akceptacji Klienta.
‍
6. Personel. W czasie realizacji Zamówień i przez 24 miesiące po zakończeniu ostatniego z nich żadna ze Stron nie będzie, bezpośrednio ani przez osoby trzecie, zatrudniać ani angażować w innej formie osób, które po stronie drugiej Strony uczestniczyły w realizacji Zamówień, ani nakłaniać ich do zakończenia współpracy z tą Stroną. Nie dotyczy to osoby, która samodzielnie odpowiedziała na ogólnie dostępne ogłoszenie o pracę. Naruszenie rodzi odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych; OWU nie zastrzegają z tego tytułu kary umownej. Jeżeli Strony zawarły NDA zawierającą zakaz nawiązywania współpracy z personelem, stosuje się NDA.

‍
§ 13. Odpowiedzialność

‍
1. Zasada. CXLABS odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług spowodowane niedochowaniem należytej staranności, na zasadzie winy, z uwzględnieniem przyczynienia się Klienta.
‍
2. Limit. Łączna odpowiedzialność CXLABS z tytułu danego Zamówienia jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta za to Zamówienie, a w Rozliczeniu Godzinowym i Pakiecie Serwisowym do wynagrodzenia netto zapłaconego za miesiąc kalendarzowy, w którym wykonano pracę, z której wynika szkoda.
‍
3. Wyłączenie utraconych korzyści. Żadna ze Stron nie odpowiada wobec drugiej za utracone korzyści ani szkody pośrednie, w tym utratę przychodów, kontraktów, danych niezabezpieczonych przez Klienta, ani za koszty przestoju.
‍
4. Okoliczności poza kontrolą CXLABS. CXLABS nie odpowiada za szkody wynikające z: działania, niedostępności lub zmian monday.com i narzędzi osób trzecich; danych, materiałów i poleceń Klienta; zmian w Środowisku Klienta wprowadzonych przez osoby inne niż Personel; braku współdziałania Klienta (§ 7 ust. 3); wyników działania funkcji AI (§ 7 ust. 7); korzystania z Rezultatów Prac przez Klienta i podejmowanych na tej podstawie decyzji, chyba że szkoda wynika z niedochowania należytej staranności przez CXLABS.
‍
5. Roszczenia wobec osób. Roszczenia związane z Zamówieniem Klient kieruje wyłącznie do CXLABS, a nie do członków jej organów, podmiotów powiązanych ani Personelu. Nie ogranicza to odpowiedzialności samej CXLABS.
‍
6. Szkoda umyślna. Ograniczenia z niniejszego paragrafu nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani innych przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.
‍
7. Zakres. Ograniczenia i wyłączenia dotyczą wszystkich podstaw odpowiedzialności, kontraktowej i deliktowej, w najszerszym zakresie dozwolonym prawem.

‍
§ 14. Dane osobowe

‍
1. Niezależni administratorzy. Dane osobowe osób kontaktowych Stron (reprezentanci, Koordynator, Personel) każda ze Stron przetwarza jako niezależny administrator w celu zawarcia i wykonania Zamówienia. Informacje o przetwarzaniu danych przez CXLABS są dostępne w polityce prywatności pod adresem https://www.cxlabs.digital/pl/polityka-prywatności.
‍
2. Powierzenie. Wykonując prace w Środowisku Klienta, CXLABS może mieć dostęp do danych osobowych, których administratorem jest Klient. W tym zakresie CXLABS przetwarza dane jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (którym jest Zamówienie i bieżące ustalenia w kanale roboczym), w celu i przez czas wykonania Zamówienia, z zachowaniem poufności i odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Szczegółowe warunki powierzenia określa Standardowa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych CXLABS, opublikowana razem z OWU pod adresem https://www.cxlabs.digital/pl/regulamin-uslug, która staje się częścią Zamówienia z chwilą jego zawarcia, chyba że Strony zawarły odrębną umowę powierzenia.
‍
3. Minimalizacja. Klient udziela CXLABS dostępu tylko do tych obszarów Środowiska Klienta, które są niezbędne do wykonania prac, i w miarę możliwości korzysta z danych testowych przy pracach konfiguracyjnych.

‍
§ 15. Czas trwania, rezygnacja, zmiany OWU, postanowienia końcowe

‍
1. Czas trwania. Zamówienie na Pakiet trwa do końca Okresu Pakietu lub do wykorzystania Godzin, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej, z zastrzeżeniem § 9 ust. 3. Rozliczenie Godzinowe trwa do zakończenia zleconych zadań; Klient może w każdej chwili w formie dokumentowej zakończyć współpracę w tym modelu, płacąc za czas przepracowany do tej chwili. Pakiet Serwisowy trwa zgodnie z § 8 ust. 10.
‍
2. Rezygnacja z Pakietu. Zasady rezygnacji z Pakietu określa § 5 ust. 12.
‍
3. Rozwiązanie przez CXLABS. CXLABS może rozwiązać Zamówienie ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient: zalega z płatnością ponad 14 dni od przypomnienia w formie dokumentowej; narusza OWU w sposób istotny i nie usuwa naruszenia w terminie 5 Dni Roboczych od wezwania; wymaga od CXLABS działań sprzecznych z prawem lub warunkami dostawcy platformy. Klient zachowuje prawo do Rezultatów Prac opłaconych do dnia rozwiązania.
‍
4. Rozwiązanie przez Klienta. Klient może rozwiązać Zamówienie ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia OWU przez CXLABS, nieusuniętego w terminie 10 Dni Roboczych od wezwania w formie dokumentowej, z rozliczeniem zgodnie z § 5 ust. 12 lit. b lub § 6.
5. Skutki zakończenia. Zakończenie Zamówienia nie zwalnia Klienta z zapłaty za Usługi wykonane do dnia zakończenia. CXLABS na prośbę Klienta przekazuje w ciągu 10 Dni Roboczych dokumentację i materiały powstałe poza Środowiskiem Klienta w stanie na dzień zakończenia. Postanowienia § 11, § 12, § 13 i § 15 pozostają w mocy po zakończeniu Zamówienia.
‍
6. Zmiany OWU. CXLABS może zmieniać OWU, publikując nową wersję z datą wejścia w życie. Nowa wersja ma zastosowanie do Zamówień zawartych po tej dacie. Do Zamówień w toku, w tym opłaconych Pakietów, stosuje się wersję obowiązującą w dniu ich zawarcia; CXLABS udostępnia tę wersję Klientowi na żądanie. Do Pakietu Serwisowego nowa wersja stosuje się od pierwszego odnowienia po upływie 30 dni od poinformowania Klienta; Klient może wypowiedzieć Pakiet Serwisowy przed tą datą.
‍
7. Umowa indywidualna. Klient, którego wymogi wewnętrzne tego wymagają, może zwrócić się o zawarcie indywidualnej umowy o świadczenie usług. Do czasu jej zawarcia obowiązują OWU. Po jej zawarciu OWU stosuje się w zakresie w niej nieuregulowanym, chyba że umowa stanowi inaczej.
‍
8. Cesja. Przeniesienie praw i obowiązków z Zamówienia na osobę trzecią wymaga zgody drugiej Strony w formie dokumentowej, z wyjątkiem przeniesienia na podmiot z grupy kapitałowej Strony oraz przelewu wierzytelności pieniężnych CXLABS.
‍
9. Siła wyższa. Żadna ze Stron nie odpowiada za niewykonanie zobowiązań spowodowane zdarzeniem poza jej kontrolą, którego nie mogła przewidzieć ani mu zapobiec (w tym awarią platformy monday.com o zasięgu ogólnym). Okres Pakietu ulega zawieszeniu na czas trwania takiego zdarzenia, jeżeli uniemożliwia ono CXLABS świadczenie Usług.
‍
10. Prawo i sąd. OWU i Zamówienia podlegają prawu polskiemu. Spory Strony starają się rozwiązać polubownie; w braku porozumienia w ciągu 30 dni rozstrzyga je sąd powszechny właściwy dla siedziby CXLABS.
‍
11. Salwatoryjność. Nieważność lub bezskuteczność pojedynczego postanowienia nie wpływa na pozostałe; w jego miejsce stosuje się postanowienie najbliższe celowi gospodarczemu postanowienia nieważnego.
‍
12. Język. OWU sporządzono w języku polskim. W razie sporządzenia wersji w innym języku rozstrzygająca jest wersja polska, chyba że Zamówienie stanowi inaczej.
‍
13. Strona internetowa. Treści publikowane na stronie internetowej CXLABS, w tym opisy usług i Cennik, mają charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego; wiążące warunki wynikają z Oferty, Zamówienia i OWU. OWU zastępują dotychczasowy Regulamin usług z dnia 11 kwietnia 2024 r.
‍
14. Kontakt. W sprawach Zamówień: hello@cxlabs.digital. Zgłoszenia serwisowe: help@cxlabs.digital. W sprawach OWU i reklamacji: hello@cxlabs.digital.



Standardowa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych CXLABS

Obowiązuje od 1 września 2026.
Staje się częścią każdego zamówienia zawartego na podstawie OWU (§ 14 ust. 2 OWU), chyba że zawarliśmy odrębną umowę powierzenia.

Po co ten dokument

Konfigurując Twoje konto monday.com, mamy dostęp administratora do Twojego środowiska, a więc do danych osobowych Twoich pracowników, klientów i kontrahentów, które tam przetwarzasz. Ty jesteś administratorem tych danych, my działamy na Twoje polecenie jako podmiot przetwarzający. Art. 28 RODO wymaga, żeby taka relacja była uregulowana umową. Ten dokument jest tą umową. Staje się częścią każdego Zamówienia zawartego na podstawie Ogólnych Warunków Świadczenia Usług CXLABS (OWU), chyba że zawarliśmy z Tobą odrębną umowę powierzenia.
‍
§ 1. Definicje i zawarcie

1. Wyrażenia pisane wielką literą i niezdefiniowane tutaj mają znaczenie nadane im w OWU. "RODO" oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. "Administrator" oznacza Klienta, "Podmiot Przetwarzający" oznacza CXLABS, "Dane" oznaczają dane osobowe, o których mowa w § 3.
2. Umowa powierzenia zostaje zawarta z chwilą zawarcia Zamówienia zgodnie z § 3 OWU, na czas jego realizacji, w formie elektronicznej dopuszczonej przez art. 28 ust. 9 RODO. Może też zostać podpisana odrębnie, jeżeli Administrator tego wymaga; treść pozostaje ta sama.
3. Jeżeli Strony zawarły odrębną, podpisaną umowę powierzenia, ma ona pierwszeństwo przed niniejszym dokumentem.
‍
§ 2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

1. Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie Danych wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do wykonania Usług określonych w Zamówieniu: konfiguracji, wsparcia, serwisu i szkoleń dotyczących Środowiska Klienta.
2. Przetwarzanie ma charakter dostępu do Danych w Środowisku Klienta oraz operacji na nich wykonywanych w ramach konfiguracji: przeglądania, porządkowania, migracji między tablicami, testowania automatyzacji i integracji, diagnostyki zgłoszeń. Podmiot Przetwarzający nie kopiuje Danych poza Środowisko Klienta, chyba że jest to niezbędne do wykonania konkretnego zadania (np. import danych z pliku dostarczonego przez Administratora), a wówczas usuwa kopię po zakończeniu zadania.
3. Podmiot Przetwarzający przetwarza Dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest Zamówienie oraz bieżące ustalenia z Koordynatorem w kanale roboczym (§ 7 ust. 8 OWU). Jeżeli Podmiot Przetwarzający uzna, że polecenie narusza RODO lub inne przepisy, niezwłocznie informuje o tym Administratora i może wstrzymać wykonanie polecenia do czasu wyjaśnienia.
‍
§ 3. Rodzaj Danych i kategorie osób

1. Kategorie osób: pracownicy i współpracownicy Administratora, jego klienci i potencjalni klienci, kontrahenci i ich przedstawiciele, inne osoby, których dane Administrator wprowadził do Środowiska Klienta.
2. Rodzaj Danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, telefon, firma), dane związane z relacją biznesową (historia kontaktów, zadania, statusy, notatki, dokumenty załączone do elementów tablic), dane o aktywności użytkowników w Środowisku Klienta. Zakres faktyczny wynika z tego, co Administrator przetwarza w swoim Środowisku.
3. Administrator nie powierza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO). Jeżeli takie dane znajdują się w Środowisku Klienta, Administrator informuje o tym Podmiot Przetwarzający przed udzieleniem dostępu, a Strony uzgadniają dodatkowe środki albo wyłączają odpowiednie obszary z dostępu. Konfigurację obszarów zawierających takie dane Podmiot Przetwarzający wykonuje w miarę możliwości na danych testowych (§ 14 ust. 3 OWU).

‍§ 4. Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego

1. Przetwarza Dane wyłącznie w celu i w zakresie z § 2, przez czas realizacji Zamówienia.
2. Zapewnia, że Personel mający dostęp do Danych jest zobowiązany do zachowania ich w poufności na podstawie umowy lub przepisów prawa, został przeszkolony w zakresie ochrony danych i ma dostęp tylko do obszarów niezbędnych do wykonania zadania.
3. Stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności: uwierzytelnianie dwuskładnikowe na kontach z dostępem do Środowiska Klienta; imienne konta Personelu albo jedno dedykowane konto serwisowe przypisane do adresu help@cxlabs.digital, bez współdzielenia haseł; szyfrowane połączenia; korzystanie z Danych wyłącznie w Środowisku Klienta i we własnej instancji monday.com CXLABS; zasadę minimalizacji przy tworzeniu zgłoszeń i dokumentacji (bez kopiowania danych osobowych do treści zgłoszeń ponad to, co konieczne do identyfikacji problemu); usuwanie plików roboczych po zakończeniu zadania.
4. Pomaga Administratorowi, w zakresie dostępu do Danych i możliwości technicznych Środowiska Klienta, w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12 do 22 RODO), oraz w realizacji obowiązków z art. 32 do 36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków). Pomoc wykraczająca poza bieżącą realizację Zamówienia jest rozliczana według Stawki Godzinowej.
5. Zgłasza Administratorowi każde stwierdzone naruszenie ochrony Danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia, na adres e-mail Koordynatora, podając znane informacje o charakterze naruszenia, kategoriach i przybliżonej liczbie osób i Danych, możliwych konsekwencjach oraz podjętych środkach. Informacje niedostępne w chwili zgłoszenia uzupełnia sukcesywnie.
6. Prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu Administratora (art. 30 ust. 2 RODO), o ile jest do tego zobowiązany.
7. Udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt na zasadach z § 6.

‍§ 5. Podpowierzenie

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiot Przetwarzający z dalszych podmiotów przetwarzających wskazanych w ust. 2.
2. Podmiot Przetwarzający korzysta z jednego dalszego podmiotu przetwarzającego: monday.com Ltd. wraz z podmiotami z jego grupy, jako dostawcy platformy, w której działa własna instancja monday.com CXLABS używana do prowadzenia zgłoszeń, ewidencji czasu i dokumentacji Zamówienia. Podmiot Przetwarzający nie korzysta z innych narzędzi do przetwarzania Danych powierzonych przez Administratora.
3. Środowisko Klienta działa na platformie monday.com na podstawie umowy między Administratorem a monday.com; w tym zakresie monday.com jest podmiotem przetwarzającym Administratora, nie dalszym podmiotem przetwarzającym CXLABS, a Podmiot Przetwarzający korzysta z niego wyłącznie na kontach udostępnionych przez Administratora.
4. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Podmiot Przetwarzający informuje Administratora w formie dokumentowej z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw; w razie sprzeciwu Strony poszukują rozwiązania, a jeżeli go nie znajdą, każda ze Stron może zakończyć Zamówienie w części, której dotyczy sprzeciw, z rozliczeniem prac wykonanych.
5. Podmiot Przetwarzający nakłada na dalszy podmiot przetwarzający, w drodze umowy, obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z niniejszej umowy i odpowiada wobec Administratora za jego działania jak za własne.

‍§ 6. Audyt

1. Administrator może raz w roku kalendarzowym, a dodatkowo po stwierdzonym naruszeniu ochrony Danych, przeprowadzić audyt zgodności przetwarzania z niniejszą umową, samodzielnie albo przez upoważnionego audytora związanego poufnością, niebędącego konkurentem Podmiotu Przetwarzającego.
2. Audyt jest zapowiadany w formie dokumentowej z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, odbywa się w Dni Robocze w godzinach pracy, nie zakłóca działalności Podmiotu Przetwarzającego i nie obejmuje danych innych klientów CXLABS. W pierwszej kolejności Strony korzystają z formy pisemnej (ankieta, dokumentacja, oświadczenia); kontrola na miejscu lub zdalna sesja odbywa się, gdy forma pisemna nie wystarcza.
3. Każda ze Stron ponosi własne koszty audytu. Czas Personelu Podmiotu Przetwarzającego poświęcony na audyt ponad 4 godziny w roku jest rozliczany według Stawki Godzinowej, z wyjątkiem audytu po naruszeniu, za które odpowiada Podmiot Przetwarzający.

‍§ 7. Przekazywanie poza EOG

1. Podmiot Przetwarzający przetwarza Dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający z § 5 ust. 2 przetwarza Dane poza EOG, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję, zgodnie z rozdziałem V RODO, na warunkach określonych w dokumentacji ochrony danych tego dostawcy.

‍§ 8. Zakończenie przetwarzania

1. Po zakończeniu Zamówienia Podmiot Przetwarzający zaprzestaje przetwarzania Danych. Administrator wycofuje dostępy Personelu i konta serwisowego do Środowiska Klienta (§ 8 ust. 6 OWU); Podmiot Przetwarzający na żądanie potwierdza, że nie posiada Danych poza Środowiskiem Klienta.
2. Kopie Danych znajdujące się we własnej instancji monday.com CXLABS (treść zgłoszeń, załączniki) Podmiot Przetwarzający usuwa w terminie 30 dni od zakończenia Zamówienia albo, na żądanie Administratora złożone w tym terminie, zwraca je w formacie eksportu platformy, a następnie usuwa. Zachować może wyłącznie dane, których przechowywania wymagają przepisy prawa lub które są niezbędne do wykazania prawidłowego wykonania Zamówienia i obrony przed roszczeniami, przez czas przedawnienia roszczeń, z zachowaniem poufności.
3. Kopie zapasowe tworzone automatycznie przez dostawcę platformy są usuwane zgodnie z jego cyklem retencji.

‍§ 9. Odpowiedzialność

1. Każda ze Stron odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem niezgodnym z RODO zgodnie z art. 82 RODO.
2. W stosunkach między Stronami odpowiedzialność Podmiotu Przetwarzającego wobec Administratora z tytułu niniejszej umowy podlega ograniczeniom z § 13 OWU. Ograniczenie nie dotyczy kar administracyjnych nałożonych na Administratora wskutek naruszenia przez Podmiot Przetwarzający jego obowiązków z niniejszej umowy, w zakresie, w jakim art. 82 RODO na to nie pozwala.
3. Administrator odpowiada za zgodność z prawem gromadzenia Danych w Środowisku Klienta, za podstawy prawne ich przetwarzania oraz za treść poleceń wydawanych Podmiotowi Przetwarzającemu.

‍§ 10. Postanowienia końcowe

1. Umowa powierzenia obowiązuje przez czas realizacji Zamówienia, a § 4 ust. 2, § 8 i § 9 także po jego zakończeniu.
2. CXLABS może zmienić niniejszy dokument, publikując nową wersję; do Zamówień w toku stosuje się wersję z dnia zawarcia Zamówienia.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się OWU i RODO. Prawo polskie, sąd właściwy dla siedziby CXLABS.
4. Kontakt w sprawach ochrony danych: hello@cxlabs.digital.

‍