Setki inwestycji pod kontrolą: jak integrator OZE zdigitalizował procesy bez utraty nad nimi kontroli

Wyzwanie

ERGOS to firma łącząca w swojej ofercie fotowoltaikę, pompy ciepła, oraz  docieplenia budynków. Przy blisko 200 aktywnych projektach B2C i kilkudziesięciu inwestycjach B2B prowadzonych jednocześnie, a także serwisowania ponad 2500 wykonanych inwestycji, precyzyjna koordynacja realizacji, dokumentacji oraz procesów finansowych i serwisowych jest warunkiem codziennego funkcjonowania.

Przed wdrożeniem procesy w ERGOS były dobrze zaprojektowane, lecz w niezautomatyzowane i nie w pełni zdigitalizowane. Statusy projektów, harmonogramy i informacje operacyjne częściowo rozpisywane były ręcznie — m.in. na kartkach i tablicach oraz w systemie IT, który nie spełniał wystarczająco dobrze swojej roli. Przy rosnącej liczbie inwestycji generowało to dużą ilość codziennej, manualnej pracy.

Kluczowe wyzwania:

• Manualne procesy przy dużej skali — dobrze zaprojektowane workflow funkcjonowały na kartkach i tablicach, co przy setkach projektów stawało się niewystarczające
• Klienci wieloproduktowi — część inwestorów kupuje pakiety hybrydowe łączące różne technologie OZE, co wymaga śledzenia wielu równoległych realizacji w ramach jednego kontraktu
• Rozproszone obszary operacyjne — realizacja, finansowanie, dotacje i serwis prowadzone osobno, bez wspólnego kontekstu
• Ryzyko pominięć — ręczny nadzór nad dokumentacją, terminami i wymaganiami programów dotacyjnych przy tak dużej liczbie projektów
• Gotowość do dalszego wzrostu — konieczność obsługi większej skali bez proporcjonalnego wzrostu obciążenia zespołu

Nasze podejście

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system oparty na monday.com CRM, zintegrowany z Make.com oraz JotForm, który odzwierciedla pełną strukturę operacyjną ERGOS.

1. Centralny lejek i rejestr inwestorów

Wdrożyliśmy spójny model pracy obejmujący lejek sprzedażowy (Leady), centralny Rejestr Inwestorów oraz etap realizacji projektów. Dzięki temu droga klienta od pierwszego kontaktu po zakończenie inwestycji przebiega w jednym systemie.

2. Modułowa realizacja projektów OZE

Zbudowaliśmy dedykowane tablice dla poszczególnych obszarów działalności: fotowoltaiki, źródeł ciepła, dociepleń. Każdy moduł posiada własne statusy, harmonogramy i proces serwisowy, przy jednoczesnym zachowaniu wspólnego kontekstu klienta — co jest kluczowe przy obsłudze inwestorów kupujących pakiety hybrydowe.

3. Automatyzacja dokumentów

System automatycznie generuje oferty z wizualnym wskaźnikiem postępu, umowy oraz karty gwarancyjne w formacie PDF. Dokumenty mogą być wysyłane do klientów bezpośrednio z systemu, bez ręcznego przepisywania danych.

4. Obsługa finansowania, dotacji i ubezpieczeń

Wydzieliliśmy dedykowane procesy dla kredytów i leasingów, programów dotacyjnych (m.in. „Mój Prąd", „Czyste Powietrze") oraz zgłoszeń ubezpieczeniowych. System automatycznie przypomina o wymaganych dokumentach i identyfikuje projekty wymagające dodatkowych działań, minimalizując ryzyko pominięć.

Dostarczone rozwiązania

• Centralny „mózg operacyjny" — jeden system łączący sprzedaż, realizację, finansowanie, dotacje i serwis
• Modułowa struktura projektów — dedykowane tablice dla fotowoltaiki, pomp ciepła i dociepleń z zachowaniem wspólnego kontekstu klienta
• Automatyczne generowanie dokumentów — oferty, umowy i karty gwarancyjne tworzone z danych w systemie, bez ręcznego przepisywania
• Obsługa programów dotacyjnych — zintegrowane procesy dla „Mój Prąd", „Czyste Powietrze" i innych programów z automatycznymi przypomnieniami
• Integracje — połączenie monday.com CRM z Make.com i JotForm

Kluczowe czynniki sukcesu

• Digitalizacja istniejących procesów — przeniesienie sprawdzonych workflow do systemu zamiast projektowania ich od zera
• Podejście modułowe — osobne tablice dla każdej technologii OZE, połączone wspólnym kontekstem klienta
• Automatyzacja dokumentacji — eliminacja ręcznego przepisywania danych przy generowaniu ofert, umów i kart gwarancyjnych
• Proaktywne zarządzanie ryzykiem — automatyczne identyfikowanie projektów wymagających działań i przypomnienia o brakujących dokumentach
• Skalowalność — system gotowy na obsługę większej liczby projektów bez wzrostu obciążenia zespołu

Rezultaty

Wdrożenie przyniosło wyraźną zmianę w codziennym funkcjonowaniu organizacji.

✓ Pełna kontrola nad portfelem projektów — jeden widok z aktualnym statusem każdego projektu, od montażu po etap finansowania i dotacji

✓ Ograniczenie pracy manualnej — procesy, które wcześniej wymagały ręcznego nadzoru i aktualizacji, zostały zdigitalizowane i częściowo zautomatyzowane

✓ Przejrzystość dla klientów wieloproduktowych — czytelny, kolorystycznie oznaczony widok projektów pozwala w kilka sekund ocenić, na jakim etapie znajduje się każda część kontraktu

✓ Mniejsze ryzyko pominięć — automatyczne przypomnienia o wymaganych dokumentach i terminach w procesach dotacyjnych i finansowych

✓ Gotowość do dalszego wzrostu — system pozwala obsługiwać jednocześnie dużą liczbę projektów B2C oraz bardziej złożone inwestycje B2B bez utraty kontroli nad dokumentacją i harmonogramami

„Przed wdrożeniem nasze procesy działały dobrze, ale wszystko opierało się na ręcznej pracy — kartki, tablice, prosty CRM, ciągłe sprawdzanie statusów. Teraz mamy jeden system, w którym widzimy każdy projekt od A do Z. Przy dwustu inwestycjach prowadzonych jednocześnie to zupełnie inny komfort pracy. Zespół od razu poczuł różnicę — mniej manualnych czynności, lepsza kontrola i realne odciążenie w codziennej pracy operacyjnej."
— Marcin, Prezes Zarządu, Współwłaściciel ERGOS

Game changer

Centralizacja obsługi klientów wieloproduktowych w jednym systemie. Zamiast ręcznego śledzenia statusów i zależności, zespół zyskał czytelny widok projektów, który pozwala w kilka sekund ocenić, na jakim etapie znajduje się każda część kontraktu. To przełożyło się na większą przejrzystość pracy i mniejsze obciążenie operacyjne.

Zarządzasz dużą liczbą projektów i czujesz, że manualne procesy Cię ograniczają?

Pomagamy firmom przenosić sprawdzone workflow do monday.com — bez rewolucji, ale z realnym odciążeniem zespołu. Porozmawiajmy o tym, jak możemy to zrobić w Twojej organizacji.