Trzy spółki, jedno źródło prawdy: jak grupa 4/4 zastąpiła kilka narzędzi spójnym workflow w monday.com

Wyzwanie

Wdrożenie monday.com w grupie 4/4 nie było jedynie zmianą narzędzia, lecz naturalną ewolucją dojrzałego cyfrowo ekosystemu – konsolidacją autorskich systemów finansowych oraz sprawdzonych narzędzi (takich jak Microsoft 365 czy Ziflow) w jeden, jeszcze potężniejszy organizm operacyjny. Grupa 4/4 to organizacja, w której kilkadziesiąt osób pracuje jednocześnie nad wieloma projektami w ramach trzech spółek. Taki model działania generuje dużą liczbę zależności operacyjnych i powtarzalnych czynności administracyjnych — szczególnie w obszarze kosztorysowania, planowania i rozliczeń.

Codzienna praca zespołów opierała się na rozproszonych narzędziach i arkuszach, które nie wspierały spójnego zarządzania danymi projektowymi i finansowymi. Komunikacja dotycząca projektów, kosztorysów i zadań odbywała się za pomocą komunikatorów, co utrudniało szybkie dotarcie do pełnego kontekstu spraw.

Brak jednolitej struktury utrudniał natomiast kontrolowanie kosztów pomiędzy spółkami w ramach grupy.

Kluczowe problemy:

• Rozproszone narzędzia i dane — brak jednego źródła prawdy dla informacji projektowych i finansowych
• Złożona struktura organizacyjna — trzy spółki wymagające spójnego, systemowego workflow obejmującego sprzedaż, kosztorysy, projekty i rozliczenia

Nasze podejście

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy zintegrowane środowisko pracy w monday.com, obejmujące kluczowe procesy operacyjne, sprzedażowe i finansowe funkcjonujące w ramach całej grupy.

1. Centralizacja i struktura danych

Podstawą rozwiązania była migracja procesów do jednego narzędzia wraz z ich pełnym ustrukturyzowaniem. Utworzyliśmy spójne tablice oraz relacje między nimi, dzięki czemu dane zaczęły przepływać w sposób bardziej czytelny pomiędzy zespołami oraz spółkami.

2. Zarządzanie klientami, sprzedażą i komunikacją

Wdrożyliśmy uporządkowany model zarządzania danymi klientów, obejmujący segmentację i grupowanie klientów według spółek, centralną bazę partnerów i kontaktów oraz spójny workflow sprzedażowy.

Każdy projekt, kosztorys i zadanie otrzymały dedykowane wątki komunikacyjne. Dzięki temu komunikacja została przeniesiona z maili i komunikatorów do kontekstu pracy operacyjnej, a zespoły zyskały dostęp do pełnej historii decyzji i ustaleń w jednym miejscu.

3. Kosztorysy, planowanie i automatyzacja

Jednym z kluczowych elementów wdrożenia było stworzenie zaawansowanego systemu kosztorysowania, który umożliwia przygotowywanie różnych wariantów kosztorysów, automatyczne generowanie ofert i dokumentów, planowanie prac według etapów oraz prognozowanie budżetów i kontrolę kosztów.

Kosztorysy zostały zintegrowane z tablicami projektowymi, rejestrowaniem czasu pracy oraz strukturą organizacyjną — to pozwoliło na automatyczne wyliczanie kosztów wewnętrznych i zewnętrznych bez ręcznego przetwarzania danych.

4. Projekty i czas pracy

Wdrożenie objęło automatyczne inicjowanie projektów na podstawie zaakceptowanych kosztorysów, rejestrowanie czasu pracy bezpośrednio w kontekście projektów i zadań oraz prowadzenie bieżącej komunikacji projektowej w ramach dedykowanych wątków. Całość wsparto automatyzacjami redukującymi powtarzalne zadania administracyjne.

Dostarczone rozwiązania

• Jedno środowisko pracy dla całej grupy — spójne tablice i relacje łączące trzy spółki w jednym systemie
• Kompleksowy system kosztorysowania — od wariantów ofert, przez automatyczne generowanie dokumentów, po kontrolę budżetów
• Zintegrowany workflow — od etapu ofertowania, przez realizację projektu, po rozliczenie
• Komunikacja w kontekście — dedykowane wątki przy każdym projekcie, kosztorysie i zadaniu
• Automatyzacja procesów — eliminacja ręcznego przepisywania danych i manualnej kontroli statusów

Kluczowe czynniki sukcesu

• Migracja do jednego narzędzia — pełne ustrukturyzowanie danych i procesów w monday.com
• Integracja wielu obszarów — połączenie sprzedaży, kosztorysowania, projektów, czasu pracy i rozliczeń w spójny przepływ
• Przeniesienie komunikacji do miejsca zawierającego od razu kontekst zadań — koniec z szukaniem ustaleń w mailach i komunikatorach
• Automatyzacja czynności systemowych — odciążenie zespołów z powtarzalnych zadań administracyjnych
• Spójność w skali grupy — jeden system obsługujący procesy wszystkich trzech spółek

Rezultaty

Wdrożenie przyniosło wyraźną zmianę w sposobie funkcjonowania organizacji na poziomie operacyjnym i decyzyjnym.

• Jedno źródło prawdy — centralizacja danych pozwala na oszczędność czasu

• Szybki dostęp do pełnego kontekstu — zespoły zyskały natychmiastowy wgląd w aktualne informacje projektowe, finansowe i pełną historię komunikacji

• Mniej dodatkowych ustaleń między spółkami — dane przepływają automatycznie, ograniczając liczbę interakcji potrzebnych do uzgodnienia informacji

• Wzrost komfortu codziennej pracy — jasna struktura danych i czytelne workflow pozwoliły zespołom skupić się na pracy merytorycznej

• Spójność działań w całej grupie — jeden system i wspólne procesy wzmocniły koordynację między trzema spółkami

„Wdrożenie workflow w ramach 4/4 picture pozwoliło mi zdobyć na tyle solidne zrozumienie systemu, że mogę świadomie reagować na potrzeby całej grupy 4/4 i wspierać zespoły w codziennej pracy. Spotkania przebiegały bardzo sprawnie i konkretnie, a poziom wiedzy zespołu CXLABS zrobił na wszystkich bardzo dobre wrażenie. Po spotkaniu otrzymałem wiele pozytywnego feedbacku od zespołu."
— Robert Getler, Managing Director, 4/4 picture

Game changer

Połączenie danych, procesów i komunikacji w jednym środowisku pracy. Zamiast rozproszonej wymiany informacji między wieloma narzędziami, zespoły grupy 4/4 zaczęły pracować w oparciu o kontekst projektowy, w którym wszystkie decyzje, ustalenia i dane są dostępne w jednym miejscu. Automatyzacja powtarzalnych czynności oraz jasno zaprojektowane workflow realnie odciążyły zespoły i ułatwiły zarządzanie projektami w skali całej grupy.

Chcesz uporządkować procesy w swojej organizacji?

Pomagamy firmom centralizować dane, automatyzować powtarzalne czynności i budować spójne środowisko pracy w monday.com. Porozmawiajmy o tym, jak możemy to zrobić w Twojej firmie.